С каждым годом управление проектами, создание ПО становятся все сложнее. Представьте: вы ответственный за реализацию проекта, поэтому вам удобно собирать определенный материал по нему в едином конкретном месте. Это напоминает создание библиотеки, только в роли книг выступают задачи. В данном контексте бэклог становится вашим личным библиотекарем, предоставляющим на данный момент актуальные «фолианты», формируя списки с учетом приоритета.
Сегодняшний материал мы решили посвятить такому определению, как беклог (или бэклог): что это и зачем нужно бизнесу.
Что такое бэклог
Традиционно определение бэклога берет свое начало от английского слова «backlog», что переводится как «невыполненная работа». В современном понимании бэклог проекта – это, простыми словами, список задач, определенных требований, замыслов, которые должны реализовываться в ходе выполнения проекта. Данный перечень содержит цели краткосрочного и долгосрочного характера.
Задачи бэклога помогают команде определить, что и когда необходимо сделать и правильно расставить приоритеты.
Составлять бэклоги рекомендуется там, где при реализации проекта команде требуется быстро адаптироваться к изменениям рынка или внесению корректировок заказчиком.
Какие виды бэклога бывают
Backlog составляют в свободной форме и используют для облегчения работы. В некоторых случаях допустимо делать несколько списков, но каждый должен включать в себя определенные элементы бэклога: четкое ТЗ, цели, приоритеты.
Продуктовый и спринт-бэклог
Бэклог продукта – один из самых популярных видов, который составляют с учетом пожеланий заказчика, разработчиков, владельцев. Он содержит функциональные и нефункциональные требования, различные концепции, мысли по улучшению продукта.
Спринт-бэклог представляет собой подсписок пунктов, выбранных из того, что было запланировано в продуктовом варианте. Команда будет выполнять его в рамках одного спринта (небольшого периода времени). Такой подход является элементом scrum-методологии, он помогает сосредоточить внимание на текущих вопросах и правильно распределить силы в указанных временных рамках.
Командный бэклог
Это означает весь комплекс вопросов (даже тех, что не вошли в предыдущие списки), которые предстоит решить команде. Специалисты используют его для координации совместных усилий. По мере реализации определенных позиций, они вычеркиваются, таким образом становится ясно, что остается и требует решения.
Зачем проекту бэклог
Компания начинает составлять бэклог по ряду причин:
- Желание сделать планирование простым. Появляется возможность заблаговременно определить, какие работы нужно выполнить, выставить приоритеты важности, срочности. Это снижает риск возникновения неожиданных проблем.
- Прозрачность для членов команды. Сотрудники видят очередность задач, что позволяет эффективно координировать действия, предотвращать дублирование работы.
- Возможность адаптироваться к различным изменениям. Это означает, бэклог позволяет делать изменения в планах, приоритетах, что весьма актуально для организаций, сталкивающихся с частыми корректировками.
- Централизация всех наработок. Идеи, задачи размещаются в одном месте, благодаря этому становится простым доступ к актуальным данным, облегчается поиск.
Как создать и вести бэклог
Рассказываем, как правильно составлять бэклог и вести его, чтобы добиться нужного результата.
Простой список или доска (Trello, Notion и др.)
Конечно, можно сделать бэклог простым списком, однако существуют различные инструменты, позволяющие комфортно, рационально организовать материал, установить приоритеты, отслеживать динамику. Например:
- Trello. Простой бесплатный инструмент с различными элементами наглядности (доски, карточки), что удобно для визуализации планов. Определение задач, их выполнение происходит по принципу канбан-досок, имеется много дополнений. Такой вариант подходит для небольших фирм, стартапов.
- Asana. Вариант выше названного ПО, но только на максималках. Бесплатно предоставляется пользователям до 15 человек. Есть возможность отслеживать результативность рабочей нагрузки.
- Notion. Система для небольшого коллектива, отвечает за управление проектами, ведение заметок.
Этапы составления: от сбора задач до распределения приоритетов
Определение «бэклог» предполагает организацию своеобразного рабочего стола для участников проекта, где все материалы структурированы, имеют дедлайны, есть возможность следить за процессами. Как достичь такого результата за 5 шагов, рассказываем простыми словами:
- Собираем задачи. Прежде чем начать составлять бэклог, необходимо собрать все задачи, которые имеют место в рамках данного проекта. Речь может идти о разработке новых опций, исправлениях недочетов, повышении производительности и прочем.
- Изучение, классификация. Это значит, что собранный материал анализируется, классифицируется по важности, сложности, срочности. Идет определение вопросов, требующих первоочередного решения.
- Выставление приоритетов. На базе проведенного анализа специалисты выстраивают систему приоритетов. Для этого можно использовать оценки, баллы и т. д.
- Дробление на спринты. Происходит определение периодов времени, которые потребуются для выполнения того или иного объема работы. Это способствует налаживанию, отслеживанию рабочего процесса.
- Систематическое обновление. Необходимо, чтобы беклог постоянно обновлялся, тогда информация о статусе работы, динамике, изменениях будет всегда актуальной.
Распространённые ошибки
Рекомендуется внимательно составлять бэклог, поскольку есть ряд ошибок, которые могут неоправданно затянуть работу над продуктом, вызвав ряд проблем. Назовем самые распространенные недочеты.
Заваленный бэклог
Заваленный бэклог означает, что список задач сильно «раздут», что он стал длинным и сложным для контроля. Это приводит к путанице, команда распыляет усилия на менее важные цели, что не отвечает интересам дела.
Отсутствие приоритезации
Без определения приоритетных направлений сотрудники могут тратить время на выполнение второстепенных работ. Такая ситуация влияет на темпы, качество реализации проекта.
Несогласованные задачи
Если отсутствует согласованность действий между коллегами, то это часто приводит к дублированию усилий, при этом снижается командная эффективность.
Как понять, что бэклог работает эффективно
- Делается систематическое обновление беклога. Таким образом обеспечиваются актуальность списка и помощь специалистам в определении очередных приоритетов.
- Удобство для деятельности всех участников разработки. Все члены группы без проблем получают доступ к рабочим материалам, возможность влиять на процессы, отслеживать их. Это положительно влияет на сотрудничество, взаимодействие.
- Решение задач по определенному плану. Все запланированное выполняется в сроки, обеспечивается поступательное движение к основной цели.
Если все перечисленные пункты имеют место, это означает, что бэклог функционирует на должном уровне.
Заключение
Определение «бэклог» сразу вызывает ассоциацию с порядком, целенаправленностью. Инструмент помогает планировать, реализовывать намеченные цели, отвечает за слаженность работы в коллективе. Чтобы процессы протекали в правильном русле, нужно просто избегать распространенных ошибок и тщательно подходить к обязанностям.
